Buildlink - verkkopalvelun hankinta ja käyttöönotto

Buildlink - virtaviivaista kiinteistöjen tiedonhallintaa

Kiinteistöjen tiedonhallintapalvelut uudistuvat nopeasti. Moderneilla verkkopalveluilla voidaan päästä nopeasti ja kustannustehokkaasti liikkeelle - ja ne soveltuvat sekä hinnoittelun että käyttötarkoituksen mukaan kaiken kokoisille yrityksille.  

"Monissa yrityksissä kiinteistöjen tiedonhallintaratkaisun hankinta ja käyttöönotto on pitkäaikainen prosessi, joissa tutustutaan eri vaihtoehtoihin, pidetään palavereja, arvioidaan ja arvuutellaan mitä kaikkia ominaisuuksia palvelussa olisi ja miten loppukäyttäjät saadaan käyttämään ja sitoutumaan palveluiden käyttöön. "

Palvelun hankinta ja käyttöönotto voi olla myös virtaviivainen, helppo ja nopea prosessi. Jos yritys on hankkimassa toiminnanohjausta tukevaa tietojärjestelmää, johon sitoudutaan useiksi vuosiksi niin ehkä kannattaa käyttää muutaman tunti siihen, että perehtyy tarjolla oleviin vaihtoehtoihin. Eri vaihtoehtoihin tutustumalla saa paitsi vertailupohjaa niin monesti myös hyviä ideoita.

Buildlink - tehokkaasti liikkeelle

Buildlink on uudenlainen verkkopohjainen  kiinteistöjen tiedonhallinnan, toiminnanohjauksen ja asiakaspalvelun ratkaisu, jossa palvelun yleiskäyttöisyys ja käytettävyys on nostettu keskiöön. Palvelua on kehitetty alusta alkaen käyttäjien ehdolla.

Tässä artikkelissa esitellään lyhyesti esimerkin avulla Buildlink palvelun hyödyntämistä kiinteistöjen huolto- ja ylläpitopalveluiden järjestämisessä.

Kiinteistöhuolto Oy esimerkkinä

Esimerkkitapauksena on Kiinteistöhuolto Oy niminen kuvitteellinen yritys. Yrityksellä on huollettavanaan 20 kiinteistöä ja yrityksellä on kolme työntekijää. Kiinteistöhuolto Oy:n työpäällikkö omaa perustiedot verkkopalveluista, erityisesti selainohjelmiston käytöstä. Huoltomiehet ovat käyttäneet mobiilipuhelintaan lähinnä verkkoselailuun ja sähköpostin käyttöön.

Kiinteistöhuolto Oy:n haasteena on ollut eri kiinteistöissä tapahtuvien toiminpiteiden seuranta, yleinen tiedottaminen ja viestinvälitykseen liittyvät ongelmat. 

Palvelun käyttöönoton näkökulmasta haasteet liittyvät seuraaviin asioihin:

• miten palvelu liittyy olemassa oleviin työprosesseihin ja toimintamalleihin
• V: Työprosessit ja toimintamallit vaihtelevat suuresti eikä mitään yksittäistä ja oikeaa menetelmää ole olemassa.  Asiakkaan ymmärrys omasta toimintaympäristöstään on lähtökohta työ- ja toimintamallien määrittelyllä ja kehittämiselle. Buildlink palvelun tavoitteena on olla selkeä ja informatiivinen tässä suhteessa. Buildlink verkkosivuilta, blogista, uutiskirjeistä ja sosiaalisesta mediasta saa kattavaa tietoa palvelusta - Tiedotus on avointa emmekä ole tyhjiössä ja "piilossa" salasanojen takana.   
• Buildlink tuotteistettu, verkossa toimiva pilvipalvelu. Soveltuvuutta eri tarpeisiin auttaa mm. se, että asiakasorganisaatio voi tutustua 14 vuorokauden ajan (tai sop. muk.) vapaasti palveluun.

• miten palvelu kytkeytyy muihin teknisiin ratkaisuihin ja palveluihin
• V: Buildlink tarjoaa erinomaiset rajapinnat erilaisiin ulkoisiin tietojärjestelmiin. Tämä ei ole pelkkää sanahelinää, vaan asian voi todeta vaikkapa tutustumalla avoimesti verkossa olevaan Buildlink-rajapintakuvaukseen. 
• V: Buildlink palveluun voidaan liittää helposti erilaisia verkkoresursseja mm. URL-linkkeinä (esim. Google Drive). Näin verkossa olevia dokumentteja voidaan ylläpitää ja jakaa yhdestä paikasta.
• V: Buildlink tukee itse järjestelmään linkittämistä (URL osoitteisiin voidaan viitata ulkopuolisista lähteistä). 

• kuinka palvelu saadaan jalkautettua koko organisaatioon
• V: Buildlink on helppokäyttöinen ja nopeasti omaksuttavissa (Buildlink käyttäjälähtöisyys)
• V: Buildlink toimii monilla eri päätelaitteilla (puhelimet, tabletit, tietokoneet) ja eri käyttöjärjestelmillä. Ei ohjelmistoasennuksia.
• V: Organisointimalli ja käyttäjähallinta on yksinkertainen ja tehokas
• V: Hyvät käyttöohjeistukset ja tukimateriaalit (Tutustu ohjeisiin). 

Huolto- ja ylläpitopalvelun tuottaminen - tässä ja nyt!

Aloitamme tilanteesta, jossa Kiinteistöhuolto Oy on käynyt tutustumassa Buildlink palveluun verkkosivuilla ja todennut että palvelu saattaa tarjota ratkaisun heidän tarpeisiinsa. He päättävät tilata yritykselleen testitunnukset Buildlink-palveluun. Asiakastili luodaan jo ensimmäisen puhelinkeskustelun aikana.

Kun tili/palvelu on perustettu palvelun ylläpitäjä (myöh. Työpäällikkö) pyytää myös käyttäjiä (myöh. huoltomiehiä) rekisteröitymään Buildlink palveluun.

Rekisteröidyttyään ja kirjauduttuaan palveluun työpäällikkö lisää palveluun rekisteröityneet huoltomiehet Kiinteistöhuolto Oy:n asiakastiliin (kuva).  

Kiinteistöjen syöttäminen

Työpäällikkö ottaa kupposen kahvia ja syöttää palveluun 20 huoltosopimuksen piirissä olevaa kiinteistöä sekä tallentaa niiden sijaintitiedot (helpottaa navigointia jatkossa).

Kiinteistöjen perustiedot ovat hänellä mapissa pöydällä ja niiden syöttäminen palveluun tapahtuu vikkelästi ja puolen tunnin kuluttua kiinteistöt ovat tallennettu järjestelmään.  

Kiinteistöihin liitettävät huoltokirjat

Lopuksi hän liittää jokaiseen kiinteistöön tehtävät (huoltokirjat) mikä on kertaluonteinen toimenpide. Tämän jälkeen käyttäjät voivat kirjata töitä ja toimenpiteitä kyseisiin tehtäviin. 

Kuva. Kiinteistöön on liitetty kaksi huoltokirjaa. Toinen omille huoltomiehille toinen sähkötöistä vastaavan alihankkijayrityksen huoltotoimille.

Työpäällikkö ja huoltomiehet voivat kirjautua missä tahansa Buildlink palveluun. He näkevät reaaliaikaisesti kaikki kiinteistöt sekä niihin liitetyt tehtävät. Kun huoltomies siirtyy tehtävälomakkeelle hän voi kirjata mitä hän on tehnyt ja kaikki Kiinteistöhuolto Oy:n jäsenet näkevät mitä missäkin tapahtuu.

Käyttäjät voivat tallentaa kiinteistöihin myös teknisiä dokumentteja, asennusohjeistuksia tai vaikkapa kiinteistökohtaisia keskusteluaihioita, joissa he voivat vaihtaa tietoa ja kuulumisia. 

Lopuksi

Havainnollisuuden vuoksi käyttöönottoa esiteltiin pienen yrityksen näkökulmasta. Todettakoon, että Buildlink-palvelu skaalautuu kiinteistöjen-, käyttämäärien- ja muiden verkkopalveluiden osalta helposti myös suurten yrityksien palveluratkaisuksi.

Lisää aiheesta Buildlink-palvelun ohje-sivuilta.


Buildlink Oy
Tuomo Paakkanen, CEO

Yhteystiedot

myynti@buildlink.fi

040 578 8750