Vesimittareiden lukemat ja niiden hallinta

Vesimittareiden lukemia välitetään ja kerätään mitä erilaisimmin menetelmin. Joissakin tapauksissa lukemat kerätään perinteisen postin välityksellä mikä näin digitaalisten palveluiden aikana ei ole optimaalisin ratkaisu. Usein lukemia käydään kirjaamassa myös paikan päällä. Edellä esitetyt teettävät asianosaisille turhaa työtä, lisäävät virhealttiutta ja ennen kaikkea aiheuttavat ylimääräisiä kustannuksia. Mittareihin on saatavissa erilaisia etälukuratkaisuja. Ne saattavat olla kuitenkin liian kalliita suhteessa saavutettavaan hyötyyn.

Mittareiden lukeminen on toistuva toimenpide. Vesimittarin lukema ilmoitetaan tietyin väliajoin (esimerkiksi 2-3 kertaa vuodessa). Usein mittarilukema on hyvä ilmoittaa erityisesti tapauksissa, jossa vedenkulutus on oleellisesti muuttunut (esim. 30-50%). Mikäli vedenkulutus on suurta ja sen seurantafrekvenssi on tiheä saattaisi etälukumittari-investointi olla perusteltu.

Mittarilukemat haluttaisiin mahdollisimman reaaliaikaisiksi, jotta esimerkiksi laskutus saataisiin kohdennettua oikein.

Vedenkulutuksen seuranta on yleensä asiakkaan vastuulla. Säännöllisellä vesimittarin seurannalla asiakas voi välttyä yllättäviltä tasauslaskuilta. Asiakkaalle lukemien seurannasta on myös selkeitä hyötyjä - esimerkiksi mahdollisten piilovuotojen havainnointi helpottuu.

 Buildlink on monipuolinen kiinteistöjen tiedonhallinnan ja viestinnän ratkaisu, joka sisältää palveluita myös kiinteistöissä olevien (vesi)mittareiden hallintaan/seurantaan.

Palvelun käytännön toteutus

Kirjoitin jo aiemmin blogikirjoituksen vesimittareista Buildlink-palvelussa ja tämän kirjoituksen tarkoituksena täydentää/konkretisoida asioita.

Tässä esitettävä palvelu toimii siten, että asiakkaalle tehdään Buildlink tili, jonne syötetään kiinteistöt. Jokaiseen kiinteistöön liitetään vesimittarin seurantaa varten oma mittarilomake.

Vesimittariin liitetään mobiilikoodi. Käyttäjä lukee mobiilikoodin omalla mobiililaitteellaan tai syöttää koodin tietokoneelleen, jonka jälkeen loppukäyttäjä siirtyy mittarilomakkeelle.

Kuva. Mittarissa oleva mobiilikoodi.


Tässä tapauksessa lomake on avoin/julkinen ja mittarilukeman syöttö ei edellytä kirjautumista. Julkisissa paikoissa oleville mittareiden lukemien ilmoittamiseen tulee kirjautua palveluun. 

Kuva. Loppukäyttäjän mobiilipuhelinnäkymä mittarilomakkeeseen.


Buildlink tarjoaa palvelun, tarvittaessa syöttää halutut kiinteistöt sekä liittää niihin mittarilomakkeet. Buildlink toimittaa asiakkaalle QR-kooditarrat (esim. 2 tarraa per mittari), jotka liitetään asiakkaan tai loppukäyttäjän toimesta mittariin.

Lisäksi käyttäjille annetaan käyttöohje (esimerkiksi muistilappu tai tarra jonka voi sijoittaa mittarin yhteyteen). Resurssien mukaan käyttäjät voidaan myös ohjeistetaan mittarilukemien ilmoittamiseen (esim. Kuinka usein mittarilukema tallennetaan).

Mittarilukemien seuranta ja raportointi

Asiakas kirjautuu Buildlink-palveluun, jossa on kokonaisnäkymä kiinteistöistä.

Jokaiseen kiinteistöön liittyvästä vesimittarista saadaan raportti, josta ilmenee vesimittarilukema ja päivämäärä (autentikoidussa ratkaisussa myös ilmoituksen antajan tiedot). Raportista saadaan näkymä miten kulutus on kehittynyt.

Kuva. Kiinteistökohtaiset mittarilukemat.

Raportit saadaan keskitetysti yhteen paikkaan. Usein toivomuksena on saada lukemat myös jälkikäsiteltäväksi esimerkiksi Excel-taulukkolaskentaohjelmistoon.

Lopuksi

Palvelun käyttöönotto on virtaviivainen ja helppo prosessi. Mobiilikoodien kiinnittäminen mittareihin on kertaluonteinen toimenpide. Erityiset haasteet ovat ei-teknisiä - lähinnä se, että kuinka käyttäjät saadaan rutiininomaisesti hyödyntämään palvelua.

Palvelu soveltuu hinnoittelunsa puolesta myös omakotitaloihin ja pienkiinteistöihin. Hinnoittelussa on syytä huomioida myös se, että Buildlink-ratkaisu laajenee tarvittaessa myös muuhun tiedotukseen, viestintään ja toiminnanohjaukseen. Palvelulla voidaan poistaa päälekkäisiä tietojärjestelmäratkaisuja.

Mittarilukemapalvelu ei rajoitu ainoastaan vesimittareihin, vaan samalla palvelulla on mahdollista hallinnoida esimerkiksi sähkömittarilukemia.

Olemme luoneet Buildlink-palveluun yleiskäyttöisen demonsraation edellä esitettyyn perustuen. Mikäli haluatte konkreettisesti kokeilla miten palvelu toimii olkaa yhteydessä myyntiimme (myynti@buildlink.fi tai 040 578 8750).

Kiinteistöjen manageeraus vuokrataloyhtiössä

Viialan Asuntotuotannolla on 15 vuokrataloa, joissa on yhteensä lähes 300 asuntoa. Pienellä henkilökunnalla joudutaan hallinnoimaan suurta määrää kiinteistöihin ja asuntoihin liittyvää informaatiota.

Viialan Asuntotuotannon tavoitteena on tehostaa kiinteistöjen viestintää ja tiedonhallintaa modernin tietotekniikan avulla hyödyntämällä modernia teknologiaa ja mobiilipalveluita.

Kiinteistöjen manageeraus

Modernin tiedonhallinnan ja viestinnän kehittämiseksi on kesällä 2016 tehty järjestelmäkehitystä ja mietitty uusia toimintamalleja.

Lähtökohtana on se, että palvelun ylläpitäjällä on selkeä kokonaiskuva hallinnoitavista kiinteistöistä. Modernit ratkaisut on toteutettu responsiivisilla mobiilitekniikoilla, joten informaatioresurssien hallinta voi tapahtua paikasta riippumatta.

Palveluissa yhdistyy sidosryhmäajattelu, joka kattaa palvelun ylläpito-organisaation, asukkaat, huolto-organisaation sekä tarvittaessa myös laitetoimittajat.  Viestintä tapahtuu pitkälti kiinteistöihin suoraan kytkeytyvien verkkopalveluiden avulla.

Toimintamalleja ja palveluita kehitettäessä erityisenä haasteen on saada eri sidosryhmät tietoisiksi uusista palveluista ja ennen kaikkea saada heidät sitoutumaan palvelun rutiininomaiseen käyttöön.

Huomiota kiinnitetään asiakaspalvelun laatuun ja ajantasaiseen tiedottamiseen. Palveluiden tulee olla myös helppokäyttöisiä.

Vuokra-asuntojen hallinta

Verkkopalvelussa voidaan hallinnoida paitsi kiinteistöjä niin myös niissä olevia asuntoja.

Kuva. Viialan Asuntotuotannon kiinteistöt -näkymä.

Asuntokohtaisesti niiden tila (vapaa, remontissa, varattu) määrittelee näkyvyyden verkkopalvelussa.

Asuntoihin voidaan liittää vapaamuotoisesti esimerkiksi Googlen palveluissa olevaa informaatiota (Ylläpito Google drivella näkyvyys viialanasuntotuotanto.fi verkkosivuilla).

Kuva. Asuntojen pohjapiirrokset.

Vapaana olevat asunnot löytyvät ajantasaisina Viialan asuntotuotannon verkkosivuilta. Asunnoista kiinnostuneet asiakkaat voivat laittaa asuntohakemuksen vireille suoraan palvelusta. Hakemukset tallentuvat suoraan taulukkolaskentaohjelmistoon, josta niiden jatkojalostaminen on helppoa. Reaaliaikaisuus ilmenee mm. siten, että uudesta hakemuksesta tulee ilmoitus suoraan kiinteistöjen manageeraajan sähköpostiin.

Sähköiset ilmoitustaulut

Kiinteistökohtaisille sähköisille ilmoitustauluille voidaan jakaa reaaliaikaisesti informaatiota.Valmiit elektroniset ilmioitustaulupohjat ovat helposti ylläpidettäviä. Niihin on mahdollista liittää mitä tahansa tekstiä, kuvia tai multimediamateriaalia. Ilmoitustaulujen kautta on mahdollista välittää myös asukaspalautetta ja vikailmoituksia.


Buildlink palvelu on integroitu osaksi verkkosivuja ja muita verkkopalveluita.  Saumaton integraatio Googlen palveluihin mahdollistaa kiinteistöihin liittyvien dokumenttien jalostamisen parhailla työkaluilla.  Erityisenä vahvuutena on välineiden yleiskäyttöisyys sekä pitkälle kehitetyt palvelut erilaisten dokumenttien hallinnointiin ja jakamiseen.

Toimintamalleilla ja teknologioilla haetaan skaalautuvuutta  ja kustannustehokkuutta. Sama palvelukokonaisuus tarjoaa ratkaisuja moneen eri käyttöalueeseen.

Huolto- ja ylläpitopalvelut

Huollosta ja ylläpidosta vastaavat tahot kirjautuvat Buildlink-palveluun, jossa heille muodostuu kokonaisnäkemys kiinteistöistä ja niihin liittyvistä (huolto- ja ylläpito) resursseista.  Asianosaiset voivat siirtyä toimenpiteiden kohteena olevan kiinteistön näytölle, jonne esimerkiksi huoltotoimet voidaan kirjata ja josta kirjaukset/toimenpiteet näkyvät reaaliaikaisesti käyttöoikeudet omaaville tahoille. Huoltohenkilöstö voi liittää palveluun tekstiä, valokuvia ja muita dokumentteja. 

Buildlink mahdollistaa kiinteistöihin liittyvien toimintojen kontrolloinnin, seurannan ja raportoinnin.

Toiminta ja palvelut kehittyvät jatkuvasti

Kiinteistöjen manageerauksen näkökulmasta strateginen suunta on tiedossa ja asioita viedään määrätietoisesti eteenpäin. Palveluiden ja toimintamallien sisäänajaminen vaatii aikansa. Tietyt asiat toimivat paremmin kuin toiset - toimivat digitaaliset ratkaisut otetaan laaja-alaisempaan käyttöön.

Kysymys ei ole suoranaisesta kehittämishankkeesta vaan pikemminkin inkrementalistisesta, vähittäin tapahtuvasta toiminnan kehittämisestä, joka tapahtuu muun toiminnan ohella.

Lisätietoja: Viialan asuntotuotanto, Heikki Rämö (p. 040 335 3060)

Buildlink palveluista tiedottaminen

Asukkaille ja muille sidosryhmille Buildlink palvelusta voidaan tiedottaa erillisillä ohjeistuksilla, jotka voidaan sijoittaa ilmoitustaululle tai vaikkapa asukaskansioihin.

 
Kuva. Buildlink palveluista tiedottaminen.

Kiinteistöissä liikkuu paljon eri roolissa olevia käyttäjiä, joilla on erilaisia kiinteistöihin liittyviä tietotarpeita.

Kuva. Buildlink informaatiotaulu, jossa kiinteistön palveluita on keskitetysti tarjolla.

Elektroninen ilmoitustaulu, josta löytyvät kiinteistökohtaiset ajantasalla olevat tiedot.  Vaihtoehtoina ovat yleinen kiinteistöön liittyvä tiedotus sekä vikailmoitusliittymä, josta vikailmoitukset saadaan keskitetysti yhteen paikkaan. Lisäksi asiakaspalaute, jonka avulla on helppoa antaa kiinteistöön liittyvää palautetta.

Buildlink informaatiotaulua voidaan täydentää Buildlink tageilla ja/tai palveluntarjoajien omilla lisäpalveluilla, jotka voidaan liittää asiayhteyksissään kiinteistöissä oleviin kohteisiin.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)

Yhteystiedot

myynti@buildlink.fi

040 578 8750

Buildlink ja kiinteistöjen mittarilukemat

Kiinteistöissä on runsaasti erilaisia analogisia (ja myös digitaalisia) mittareita, joilla seurataan mm. sähkön ja veden kulutusta.

Buildlink-palvelussa on mahdollista kirjata kiinteistökohtaisesti eri mittareiden lukemia. Palvelu toimii siten, että palvelun ylläpitäjäroolissa oleva käyttäjä luo kiinteistöön mittarilomakkeet (kertaluonteinen toimenpide).  Lomakkeeseen on mahdollista määritellä mitattava mittayksikkö sekä mahdollinen oletus/aloitusarvo.

Mittarilukemien kirjaaminen voi olla autentikoitua (vaatii kirjautumisen) tai julkista (ei vaadi kirjautumista).


Käyttäjä kirjaa mittarilukeman mobiililaitteellaan jolloin se näkyy reaaliaikaisesti Buildlink palvelussa.



 Mittarilukeman lisääminen.

Mittareihin on mahdollista liittää mobiilikoodeja, joiden avulla siirtyminen mittarilomakkeelle on nopeaa. Mobiilikoodeilla voidaan vähentää virheitä ja parantaa laatua esimerkiksi tapauksissa joissa samassa tilassa/kiinteitössä on useita mittareita (varmistetaan oikea mittari).

Raportit 

Kiinteistöihin sijoitetut mittarilukemat saadaan listana joka sisältää yksikkömäärän, käyttäjätiedot ja aikaleiman jolloin kirjaus on suoritettu.  




Mittarilukemat listana.





Mittarilukemat graafi.

Tietojen siirtäminen ja jatkojalostaminen

Mittarilukemat voidaan tallentaa CSV muotoisena esimerkiksi Microsoft Exceliin tai Google Sheets palveluihin jatkokäsittelyä varten.   

Mittarilukemien integroiminen muihin kiinteistöjen tiedonhallintaratkaisuihin on vaivatonta Buildlink rajapinnan välityksellä.  Rajapinta mahdollistaa tiedonvälityksen automatisoinnin  kuten esimerkiksi tiedonsiirron ajastamisen.


Lisää aiheesta Buildlink-palvelun ohje-sivuilta.


Buildlink Oy
Tuomo Paakkanen, CEO

Yhteystiedot

myynti@buildlink.fi

040 578 8750

Kiinteistöjen digitalisoituminen - vain mahdollisuuksia!

Digitalisoituminen on trendi joka koskee kaikkia toimialoja eikä kiinteistöjen isännöinti ja hallinnointi tee tästä poikkeusta. Toiminta siirtyy enenevässä määrin tietoverkkoon.

Kiinteistöissä tapahtuvan toiminnan ominaispiirteitä ovat tietointensiivisyys ja se, että eri asioiden hoitamiseen osallistuu useita eri toimijoita. Mobiili- ja verkkoratkaisut ovat avainasemassa, sillä monia asioita tehdään "paikan päällä".

Verkkopalveluiden käyttöönotto on investointi jota ei vain voi välttää. Hyödyt voivat konkretisoitua hyvinkin nopeasti mikäli tehdään riittävät panostukset ja asiat hoidetaan määrätietoisesti kuntoon.

Perinteisesti tietotekniikkaa ja moderneja verkkopalveluita on hyödynnetty kiinteistöjen hallinnoinnissa (isännöinti, manageeraus) vaihtelevalla menestyksellä.  Ei-verkossa tapahtuvan viestinnän rooli on vieläkin suuri (kirjeet, ilmoitustaulut jne.) ja niitä joudutaan vielä jatkossakin hyödyntämään mm. siitä syystä, että kaikki käyttäjät eivät ole verkossa. Yrityksen verkkosivujen ja sähköpostin käyttö on yleistä ja niiden avulla saatavat hyödyt ovat ilmeisiä - niitä hyödynnetäänkin varsin mittavasti myös kiinteistöalalla.

Perinteisillä välineillä ja toiminnalla ei voida saavuttaa niin suurta tehokkuutta kuin mitä moderni tietotekniikka mahdollistaa. Verkkosivut ja sähköposti ovat hyviä peruspalveluita mutta niiden käyttö ei yksistään riitä.

Vaikka poikkeuksiakin on, voidaan perustellusti sanoa, että kiinteistöjen viestinnän laatu on heikkoa ja kustannustehotonta. Toisin sanoen tieto ei kulje, viestintä ja tiedonhallinta on epäsystemaattista, satunnaista ja yleensäkin puuttellista. Teknologian heikko hyödyntäminen konkretisoituu mm. siten, että tiedot eivät ole ajantasalla, tietoja ei ole käytettävissä tai ne ovat väärässä muodossa.

Nykyaikainen tiedonvälitys sisältää tekstien ja dokumenttien lisäksi kuvia, videota ja jopa palveluita (esim. energiakulutus tai laskentasimulaatiot). Verkossa tapahtuva tiedonhallinta on läpinäkyvää ja siihen voivat osallistua kaikki kiinteistöjen sidosryhmät.

Tekniset ratkaisut ovat olemassa

 
Kiinteistöjen tiedonhallintaan ja viestintään liittyvät tekniset ratkaisut ovat olemassa mutta niitä ei vain käytetä - esimerkkinä vaikkapa erilaiset sosiaalisen median palvelut joiden avulla on mahdollista ratkaista monia tiedonvälitykseen liittyviä ongelmia.

Myönteisenä asiana on se, että verkkopalveluihin ja ohjelmistoihin ei tarvitse useinkaan tehdä valtavia investointeja.  Jo olemassa olevia valmiita ratkaisuja tulisi pystyä hyödyntämään ja sovittamaan omat toiminta- ja liiketoimintamallit niihin.

Monet teknologioiden ja digitalisaation hyödyt jäävät saavuttamatta, koska toimintamallit uudistuvat teknologiaa hitaammin. Keskeisena haasteena näyttäisi olevan uusien teknologioiden hallintaan ja osaamiseen liittyvät kysymykset sekä käyttöönottoon tähtäävien toimenpiteiden puuttuminen - "vanhassa vara parempi".

Organisaatioiden on uudistuttava ja se onnistuu vain muokkaamalla asenteita ja ikävä kyllä myös hylkäämällä vanhoja toimimattomia rakenteita ja toimintatapoja.

Uusien palveluiden käyttöönoton perusongelmana on se, että eri sidosryhmät eivät sitoudu teknologian käyttöön. Mikäli toimivat tekniikat ovat olemassa ja niiden toimivuus voidaan osoittaa ei käyttöönotolla pitäisi kuitenkaan olla mitään esteitä. Monissa tietoteknisissä palveluissa ensimmäiset käyttökerrat ovat haasteellisia mutta jo muutaman käyttökerran jälkeen käytöstä tulee rutiinia ja hyödyt alkavat nousta esille.

Yksi hyvin perusteltavissa oleva vaihtoehto on se, että palveluiden käyttö muodostaa laskutusperusteen. Huoltomiehen on kirjattava tehty työ sähköiseen huoltokirjaan jossa näkyvät työn suorituksen ajankohta, tekijä ja työn sisältö.

Parempi laatu ja imago 

Modernit verkkoteknologiat ovat avainasemassa kehitettäessä uudenlaisia asiakaspalvelun toiminta- ja asiointikanavia. Hyvät verkkopalvelut ja sujuva tiedonhallinta konkretisoituu "arjessa". Toimivan tiedonhallinnan perustana ovat tietojen ajantasaisuus (oikeaan aikaan), kontekstuaalisuus (oikeassa paikassa) sekä avoimmuus ja läpinäkyvyys (oikealle henkilölle). 

Millaisesta viestinnästä ja laadusta kertovat ilmoitustaululla olevat usein ei-ajankohtaiset ja epäjärjestyksessä olevat tiedotteet? Myös verkossa oleva tiedottaminen saattaa ontua. Ei ole mitenkään harvinaista että viimeisin verkkosivulla ollut uutinen/tiedote on aikoja sitten vanhentunut.

Kiiinteistöissä asioivien näkökulmasta verkkopalveluiden asiakaspalvelukanavat ovat puutteellisia. Esimerkiksi verkkosivujen staattisuus ei ratkaise ajankohtaisen viestinnän ongelmia. Käytännössä kanavan puuttuminen johtaa usein siihen, että asioiden hoitaminen tapahtuu puhelimessa mikä teettää lisätyötä ja kuluttaa aikaa sekä palveluntarjoajalta että asiakkaalta.

Kun käyttäjä saapuu kiinteistöön miten hän pääsee verkkopalveluihin käsiksi? Missä verkkosivut sijaitsevat? mistä kiinteistön digitaaliset tiedot ja palvelut löytyvät?

Monet palvelut ovat suunnattu ainoastaan "sisäiseen käyttöön" eivätkä tarjoa "kaikille" sidosryhmille ratkaisuja. Yhtenä suurena ongelmana on myös se, etteivät käyttäjät tiedä mitä kiinteistöihin liittyviä verkkopalveluita on ylipäätään saatavilla (esim. taloyhtiöille tarkoitetut yhtiökohtaiset intranet-tyyppiset verkkopalvelut). Tällöin ohjeistukset ja tiedottaminen nousevat keskiöön. Sidosryhmien välillä tapahtuva viestintä tulisi liittää kiinteäksi osaksi kiinteistöjen tiedonhallintaa.


Monesti ajatellaan, että asiakkaat (asukkaat ja muut kiinteistöissä asioivat) eivät hyödynnä palveluita. Toisin sanoen palveluita ei kannata kehittää kun niillä ei ole kysyntää. Tämä johtaa helposti noidankehään mikä puolestaan johtaa siihen, että mitään ei tapahdu ja ongelmat eivät ratkea.

Kysynnän ja tarjonnan välinen rajapinnan toimivuus edellyttää palvelun tuottajalta sitä, että tarjottavat palvelut/tiedot ovat ajantasaisia, relevantteja ja riittävän helposti saatavilla.   

Monesti on niin, että kiinteistössä asioiva asiakas ei ole kiinnostunut tiedoista tai palveluista ennen kuin asiat tai ongelmat konkretisoituvat käytännössä. Tällöin asiakas tarttuu toimeen, on valmis tekemään työtä ja näkemään vaivaa asian ratkaisemiseksi.  Nämä ovat myös tilanteita joissa asiakaspalvelun laatu erityisesti mitataan.

Verkkopalveluihin liittyvistä haasteisiin ja ongelmiin tulee tarttua eikä niitä tule vältellä. Kaikki lähtee siitä, että asioita aletaan viemään eteenpäin konkreettisesti ja määrätietoisesti. Maailma ei muutu rysäyksellä vaan muutokset vaativat aikaa.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)