Buildlink - mobiilikoodit kiinteistöissä

Mobiililaitteet ovat yhä useammalle käyttäjälle ainoa käyttöliittymä verkkoon. On arvioitu että tiettyjä tietoverkkopalveluita hyödynnetään jo nykyisellään mobiililaitteiden avulla enemmän kuin esimerkiksi tietokoneilla.

Yleisenä lähtökohtana on se, että kiinteistöissä asioivat asukkaat tai huolto- ja ylläpitohenkilöstö omistavat mobiilipäätelaitteen ja heillä on hyvät valmiudet hyöntää mobiilipalveluita.

Lukuisat verkkopalvelut aiheuttavat informaatiotulvan

Informaation suuri määrä ja tietotulva ovat asettaneet käyttäjät asemaan, jossa halutun informaation löytäminen edellyttää etsimistä ja sen löytäminen saattaa olla hankalaa. Monesti tilanne on sellainen, että tietoa on saatavilla verkossa mutta käyttäjä ei pysty hyödyntämään sitä riittävän helposti.

Myös mobiililaitteiden käyttöön liittyy haasteita. Vaikka mobiililaitteet ovat yhä helppokäyttöisempia niin tekstin kirjoittaminen niillä ei ole helppoa. Varsinkin pitempien tekstien ja verkko-osoitteissa olevien erikoismerkkien näppäily tuottaa helposti kirjoitusvirheitä ja vie aikaa.

Verkkopalveluiden kehittäjien ja palveluntarjoajien tulee ottaa huomioon mobiilipalveluiden käytettävyyteen liittyvät asiat. Enää ei riitä se, että palvelut ovat "jossakin" verkkosivuilla vaan tietoresursseihin tulee olla suora pääsy (ns. täsmäpalvelut).

Mobiilikoodit ovat tehokas palvelukanava

Mobiilikoodien avulla käyttäjä voidaan ohjata suoraan halutun tietoresurssin äärelle. Näin tiedon tarjoaja voi varmistaa sen, että käyttäjälle välittyy juuri oikea informaatio tai palvelu. Käyttäjän ei tarvitse erikseen navigoida tai kirjoittaa verkko-osoitteita päästäkseen tietoresursseihin.

Mobiilikoodit soveltuvat kaikille sidosryhmille, sillä niitä voidaan hyödyntää kaikilla päätelaitteilla (kännykät, tabletit, tietokoneet).

Mobiilikoodit mahdollistavat digitaalisten palveluiden ja informaation kustannustehokkaan liittämisen fyysisiin kohteisiin (IoT, Internet of Things).

Mobiilikoodien (QR ja NFC koodit) käyttö on helppoa ja nopeaa. Käyttäjä käynnistää QR-mobiilikoodien lukuohjelman, lukee mobiilikoodin päätelaitteellaan ja ohjautuu haluttuun palveluun.  NFC-mobiilikoodien osalta käyttö on vielä virtaviivaisempaa - käyttäjä vie puhelimen koodin päälle ja ohjautuu haluttuun tietoresurssiin.

Kuva. Buildlink QR-mobiilikoodi.


Yhä useampi käyttäjä tietää mitä mobiilikoodit ovat ja osaavat hyödyntää niitä. Tarvittaessa mobiilikoodeihin voidaan liittää käyttötarkoitusta palvelevia lisäohjeita. Myös kiinteistön ilmoitustaululle tai siellä sijaitseviin kohteisiin voidaan laittaa ohjeistus, jolla kerrotaan mobiilikoodeista sekä niihin liittyvistä palveluista.

Mobiilikoodit palveluntarjoajalle 

Yritykset voivat liittää eri kiinteistöihin tai sinne sijoitettaviin laitteisiin, koneisiin ja välineisiin mobiilikoodit jo palveluiden tuotanto/jakeluvaiheessa.

Kohteisiin voidaan liittää monipuolisesti informaatiota kuten esimerkiksi teknisiä dokumentteja, käyttöohjeita, asennusohjeita tai niihin voidaan kerätä käyttäjien kirjaamaa tietoa (huoltohistoria, asiakaspalautteet).

Laitteistoja valmistava yritys toimittaa laitteistoja ympäri maailmaa oleviin kiinteistöihin.  Laitteistojen kieliversioidut käyttöohjeet, huoltohistoria ja eri sidosryhmille osoitettavat palaute- ja viestintäkanavat voidaan liittää kohteisiin mobiilikoodeilla. Kaikki tiedot ja palautteet saadaan liitettyä juuri oikeaan kohteeseen. 

Kiinteistöjen huoltoyritys voi sijoittaa mobiilikoodeja sinne missä varsinainen huolto tapahtuu. Huoltomies voi lukea mobiilikoodin jolla hänelle välittyy kaikki kiinteistöön liittyvät dokumentit ja tehtävät (huoltokirjat). Esimerkiksi erilaiset mittarit voidaan koodittaa, jolloin toimenpiteet kohdistuvat juuri oikeaan kohteeseen. Tämä nopeuttaa toimintaa sekä vähentää virhemahdollisuuksia.

Isännöintiyrityksissä mobiilikoodeilla voidaan jakaa kiinteistöihin liittyviä tiedotteita ja dokumentteja sekä kerätä asiakaspalautetta. Yhdistettynä Buildlink-verkkopalveluihin isännöitsijä saa hyvän kokonaiskuvan mitä kiinteistöissä tapahtuu ja voi seurata reaaliaikaisesti kiinteistöissä tapahtuvaa toimintaa.

Buildlink palvelu tukee suoraan mobiilikoodien käyttöä, joskin koodit voidaan laittaa osoittamaan myös ulkopuolisiin verkkopalveluihin. Kaikkien koodien käyttöastetta voidaan seurata, mikä tuottaa arvokasta tietoa palveluiden kehittämistä silmälläpitäen.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)

Buildlink huolto- ja ylläpitopalveluissa

Buildlink tiedonhallintaratkaisu soveltuu erinomaisesti kiinteistöihin ja siellä sijaitsevien kohteiden huolto- ja ylläpitoratkaisuksi. 

Palvelun vahvuutena on yleiskäyttöisyys, tuki mobiililaitteille sekä toimivuus eri päätelaitteissa ilman palvelukohtaisia ohjelmistoasennuksia. Käyttäjät voivat hyödyntää Buildlink palveluita suoraan selainohjelmiston välityksellä.  

Huolto- ja ylläpitopalvelut voivat sisältää tehtäviä (huoltokirja, tehtävien kirjaaminen, kulun seuranta), dokumentaatiota (tekniset dokumentit, käyttöohjeet, asennusohjeet) sekä toimintaa tukevia muita palveluita (keskustelut, palautteet).

Kiinteistöihin liittyvät tehtävät

Kiinteistöhin voidaan liittää tehtäviä, jotka on suunnattu eri tekijöille, tiimeille tai ulkoisille organisaatioille (alihankkijat, yhteystyökumppanit).  Samaan kiinteistöön voidaan luoda esimerkiksi useita huoltokirjoja palvelemaan eri toimijoiden tietotarpeita.  Uusien tehtävien luominen on nopeaa ja virtaviivaista. Tehtäviin voidaan liittää esimerkiksi dokumentteja ja valokuvia. Tehtäviin liittyvät työt voidaan tarvittaessa osoittaa tietyille toimijoille.

Kuva. Kiinteistöön liitetyt tehtävät.

Ylläpitäjä lisää palveluun kiinteistöjä ja liittää niihin tehtäviä. Huolto-, siivous- ja ylläpitohenkilöstö kirjaa tehtyjä toimenpiteita. Ylläpitäjä on koko ajan tilanteen tasalla ja saa tehdystä toimenpiteista kokonaiskuvan.

Vikailmoitukset hallintaan

Kiinteistöistä tai siellä sijaitsevista koneista, laitteista ja muissa välineistä voidaan kerätä vikailmoituksia keskitetysti. Vikailmoituksen voi tehdä julkisesti anonyymi käyttäjä tai niiden "kirjaaminen" voi olla kontrolloitua.

Kuva. Vikailmoitusprosessi.

Prosessia on mahdollista mukauttaa eri käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi vikailmoituksen käsittely voi tapahtua myös suoraan huollon toimesta.

(1) Käyttäjä kirjaa vikailmoituksen (voidaan määritellä; julkinen tai vaatii kirjautumisen)

(2) Ylläpito/käsittelijä ottaa vikailmoituksen vastaan ja arvioi sen sisällön

• Käsittelijä osoittaa vikailmoituksesta syntyvän tehtävän huollolle. Käsittelijä voi muuttaa vikailmoituksen sisältöä ja muotoa tarpeen mukaan.
• Huolto saa tiedon tehtävästä

(3) Huolto/huoltomies suorittaa vikailmoitukseen liittyvän työn ja kirjaa sen palveluun

•  Huoltotoimen kirjaaminen (tehtyjen toimenpiteiden sisältö, ajankohta, tekijä). 

(4) Ylläpito/käsittelijä sekä huolto voi seurata ja hyväksyä tehtäväkohtaisia töitä. Kaikki kirjatut huoltotoimet tallentuvat järjestelmään.

Huoltotoimintojen suorittaminen kiinteistössä

Buildinkin käyttäjät näkevät kiinteistöt ja niihin liittyvät resurssit omasta käyttöliittymästään.   Käyttäjä voi siirtyä haluttuun kiinteistöön ja valita tehtävän johon hän on suorittamassa toimenpiteitä, tai jonka tilanneesta hän haluaa lisätietoja.

Kuva. Valintanäkymä kiinteistöistä.

Käyttäjä kirjautuu palveluun, siirtyy hallintapaneeli-näkymään ja valitsee halutun kiinteistön. Kaikki kiinteistön resurssit näkyvät listana kiinteistön omalla näytöllä. 

Kuva. Tehtävien valinta.

Käyttäjä valitsee tehtävän, suorittaa tehtävään liittyvän työn sekä kirjaa tehdyt toimenpiteet. Tarvittaessa tehtäviin/töihin voidaan liittää dokumentteja tai vaikkapa valokuvia. 

Kuva. Vikailmoituksen mobiilikoodi.

Toiminnan helpottamiseksi kiinteistössä olevassa laitteessa on mobiilikoodi, joka ohjaa käyttäjän suoraan vikailmoituslomakkeelle.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)

Kiinteistöjen tiedonhallinnan trendejä

Kiinteistöjen tiedonhallinta on voimakkaassa muutostilassa. Erityisesti mobiiliteknologioiden nopea kehitys asettaa paineita toimintojen tehostamiselle ja viestinnän kehittämiselle.

Tietotekniikkaa ja internet tekniikoita on hyödynnetty kiinteistöjen tiedonhallinnassa reilut pari vuosikymmentä. Erityisesti tietokoneella käytettävät tiedonhallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmät ovat varsin laaja-alaisessa käytössä mutta mobiilimaailma tekee vasta tuloaan.  Jos kiinteistöalan ratkaisuja verrataan esim. kuluttajille suunnattuhin verkkopalveluin voidaan helposti todeta, että kiinteistöjen tiedonhallinta elää vielä varsin askeettisessa ja neitseellisessä maailmassa.

Tässä blogikirjoituksessa on esitelty joitakin kiinteistöalan palveluihin läheisesti liittyviä ajankohtaisia kysymyksiä.

Käyttäjälähtöisyys ja käytön helppous

Käyttäjät tottuvat toimiviin, laadukkaisiin verkkopalveluihin ja tulevat jatkossa myös vaatimaan niitä.

Modernien verkkopalveluiden tulee olla käyttäjäystävällisiä, helppokäyttöisiä, helposti ymmärrettäviä sekä niiden tulee tukea liikkuvan mobiilikäyttäjän tarpeita. Käytännössä modernit palvelut tulee  rakentaa siten, että ne ovat käytettävissä eri päätelaitteilla (käyttäjien mobiililaitteet). Käyttöliittymän tulee olla selkeä ja kaikkiin tarjottaviin palveluihin ja tietoresursseihin tulee olla helppo pääsy.

Esimerkiksi mobiilikoodeilla käyttäjille voidaan tarjota suoraan pääsy haluttuun tietoresurssiin tai palveluun. Mobiilikoodiin liitettävällä lisäohjeella voidaan osoittaa palvelun käyttötarkoitus.  Mobiilikoodi varmistaa sen, että käyttäjä ohjautuu varmasti halutuun palveluun parantaen toiminnan laatua ja vähentäen virhemahdollisuuksia.

Kiinteistöalalla loppukäyttäjille kuten asukkaille ja asiakkaille oleva palvelutarjonta on ollut varsin niukkaa. Taloyhtiöille tarjottavat staattiset verkkosivut ovat jonkinlainen vakioratkaisu. Lisäksi esimerkiksi isännöintiyrityksillä on ollut myös taloyhtiölle suunnattuja palveluita (todistusten tilaaminen, muuttoilmoituslomake jne.).

Uudet verkkopalvelut ovat mobiilipohjaisia ja vuorovaikutteisia täsmäratkaisuja erilaisiin tietotarpeisiin. Palveluiden tulisi toimia kaikissa yleisimmissä käyttöjärjestelmissä (Apple OsX, Android, Windows), sillä käyttäjien laitekanta vaihtelee - lisäksi johonkin yksittäiseen käyttöjärjestelmään sitoutuminen aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Olisi tavoittelemisen arvoista, että palvelut toimisivat suoraan käyttäjän selaimessa eivätkä aiheuta mitään erityistoimenpiteitä kuten lisukkeiden asentamista.

Erilaisten asiakaskohtaisten mobiiliohjelmien (Apps) asentaminen käyttäjien päätelaitteisiin on ongelmallista koska se teettää ylimääräistä työtä - lisäksi käyttäjien päätelaitteet ovat täynnä erilaisia ohjelmistoja hyötykäytöstä vapaa-ajan palveluihin. Erillisten mobiiliapplikaatioiden asennuskynnys on osoittautunut varsin korkeaksi. Parhain ratkaisu lienee se, että palvelut toimivat suoraan selainohjelmistossa. 

Integraatiot ja liittymät toisiin palveluihin

Kiinteistöjärjestelmät tulevat integroitumaan saumattomasti erilaisiin verkkopalveluihin. Paine päälekkäisten tietojärjestelmien karsimiseen on suuri.   

Monilla kiinteistöalan toimijoilla (isännöinti, huolto- ja ylläpito, teollisuus) on useita erillisiä tietojärjestelmiä, jotka toimivat omissa "suljetuissa" ympäristöissään.

Voidaan perustellusti sanoa, että kiinteistöalan toimijoiden keskuudessa rajapintoihin ja tietointegraatioihin liittyviä teknologioita ja mahdollisuuksia tunnetaan heikosti.

Monet järjestelmätoimittajat kertovat että heillä on hyvät ja avoimet rajapintaratkaisut - kuitenkin järjestelmien avoimmuus on kyseenalainen eivätkä käyttäjät saa riittävää dokumentaatiota mitä ne ovat tai miten ja millaisiin järjestelmiin ne integroituvat.

Modernit rajapinnat (esim. RESTful API) ovat dokumentoituja sisältäen tiedot siitä mitä tietoresursseja ja palveluita rajapinnan kautta on saatavissa. Toiset järjestelmät voivat hyödyntää niitä erityisten autentikaatioavaimien avulla. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu tietoturvallisesti erityisten salausprotokollien avulla.

Hyvä esimerkki toimivasta integraatiosta on ratkaisu, jossa karttapalveluna hyödynnetään Google Maps palvelua ja dokumenttien varastointiratkaisuna Amazonin S3 palvelua. Modernit rajapinnat perustuvat RESTful API ratkaisuille.

Yksinkertainen, moneen käyttöön soveltuvaa "integrointia" voidaan tehdä myös URL-osoitteilla. Uniikilla URL-osoitteella käyttäjä voi päästä suoraan haluttuun tietoresurssiin.  Jos verkkopalvelussa olevaan konkreettiseen kohteeseen ei pääse suoraan URL-osoitteella järjestelmään linkkautuminen muualta ei ole mahdollista. Käyttöoikeuksilla ei useinkaan ole merkitystä tähän asiaan, sillä käyttäjä voi kirjautua ja sen jälkeen ohjautua haluttuun palveluun tai mikäli hän on kirjautuneena näin tapahtuu joka tapauksessa.

Monipuolisuus ja soveltuvuus eri käyttötarkoituksiin

Hyvin suunniteltu palvelukokonaisuus mahdollistaa sen, että sitä voidaan hyödyntää moniin eri käyttötarkoituksiin.

Tiedetään, että kiinteistöjen tiedonhallinnassa ja toiminnanohjauksessa on olemassa tiettyjä universaaleja käyttöalueita, jotka ovat tyypillisiä alan toimijoille. Jos yritys lähtee hakemaan tai kehittämään "täydellistä" ratkaisua tulee suunnitelmat ja tavoitteet olla erityisen selkeitä.  Erilaiset "erityistarpeet" ja räätälöidyt ratkaisut aiheuttavat monenlaisia riskejä ja johtavat helposti ongelmiin.

Palvelut eivät aina toimi käytännössä niin kuin on suunniteltu. Toimivat järjestelmät ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä.  Keep it simple!

Palveluiden kehittämisessä tulisi kiinnittää huomiota niiden yleiskäyttöisyyteen ja selkeisiin yhdenmukaisiin toimintamalleihin. Eri käyttäjät näkevät palvelut eri tavoin mutta niiden toiminnallisuus voi olla samanlainen. Teknisesti samaan tietoon ja resurssiin voidaan liittää yhtä hyvin yrityksen työntekijä kuin loppuasiakas.


Monipuolisuus ja soveltuvuus eri käyttötarkoituksiin poistaa päälekkäisten tietojärjestelmien ja palveluiden tarvetta. Toisaalta täytyy muistaa, että monipuolisuus edellyttää usein enemmän toiminnallisuuksia, joka johtaa helposti laajojen monoliittisten järjestelmien kehittämiseen. Monipuolisuutta voidaan lisätä hyvällä rajapintasuunnittelulla ja olemassa olevien ns. "parhaiden ratkaisujen" liittämisellä osaksi palvelukokonaisuutta (hyvät integraatiorajapinnat).

Taloudellisuus ja kustannustehokkuus

Nopea teknologinen kehitys on johtanut siihen, että samalla rahalla saa enemmän ja parempaa laatua.  

Verkossa olevien palveluiden hyödyt voidaan todentaa suhteellisen nopeasti. Yrityksien tulisi perehtyä erilaisiin valmiisiin vaihtoehtoihin riittävän hyvin ennen kuin lähdetään tekemään kalliita investointeja. Yhä useammin myös olemassa olevien järjestelmien lisäarvot joudutaan kyseenalaistamaan.

Löytyykö tarjottavasta palvelusta riittävästi tietoa verkosta. Miten palvelun toiminta on kuvattu? miten ominaisuudet on esitelty? onko tiedotus avointa ja läpinäkyvää? miten käytettävyys ilmenee? mitä tietoja käytettävistä rajapinnoista on saatavilla? tarjoaako yritys koekäyttömahdollisuutta?  

Pohdinnan ja miettimisen sijaan intensiivinen perehtyminen olemassa oleviin ratkaisuihin paitsi lisää ymmärrystä ongelma-alueesta ja uusien teknologioiden tuomista mahdollisuuksista niin tuottaa myös valtavia säästöjä työmäärissä ja kustannuksissa.

Taloudellisesti kannattamattomia katastrofeja syntyy helposti esimerkiksi silloin, kun vanhoihin sementoituneihin järjestelmiin aletaan rakentamaan päälle jotakin uutta (ns. purukumiliitos).