Buildlink huolto- ja ylläpitopalveluissa

Buildlink tiedonhallintaratkaisu soveltuu erinomaisesti kiinteistöihin ja siellä sijaitsevien kohteiden huolto- ja ylläpitoratkaisuksi. 

Palvelun vahvuutena on yleiskäyttöisyys, tuki mobiililaitteille sekä toimivuus eri päätelaitteissa ilman palvelukohtaisia ohjelmistoasennuksia. Käyttäjät voivat hyödyntää Buildlink palveluita suoraan selainohjelmiston välityksellä.  

Huolto- ja ylläpitopalvelut voivat sisältää tehtäviä (huoltokirja, tehtävien kirjaaminen, kulun seuranta), dokumentaatiota (tekniset dokumentit, käyttöohjeet, asennusohjeet) sekä toimintaa tukevia muita palveluita (keskustelut, palautteet).

Kiinteistöihin liittyvät tehtävät

Kiinteistöhin voidaan liittää tehtäviä, jotka on suunnattu eri tekijöille, tiimeille tai ulkoisille organisaatioille (alihankkijat, yhteystyökumppanit).  Samaan kiinteistöön voidaan luoda esimerkiksi useita huoltokirjoja palvelemaan eri toimijoiden tietotarpeita.  Uusien tehtävien luominen on nopeaa ja virtaviivaista. Tehtäviin voidaan liittää esimerkiksi dokumentteja ja valokuvia. Tehtäviin liittyvät työt voidaan tarvittaessa osoittaa tietyille toimijoille.

Kuva. Kiinteistöön liitetyt tehtävät.

Ylläpitäjä lisää palveluun kiinteistöjä ja liittää niihin tehtäviä. Huolto-, siivous- ja ylläpitohenkilöstö kirjaa tehtyjä toimenpiteita. Ylläpitäjä on koko ajan tilanteen tasalla ja saa tehdystä toimenpiteista kokonaiskuvan.

Vikailmoitukset hallintaan

Kiinteistöistä tai siellä sijaitsevista koneista, laitteista ja muissa välineistä voidaan kerätä vikailmoituksia keskitetysti. Vikailmoituksen voi tehdä julkisesti anonyymi käyttäjä tai niiden "kirjaaminen" voi olla kontrolloitua.

Kuva. Vikailmoitusprosessi.

Prosessia on mahdollista mukauttaa eri käyttötarkoituksiin. Esimerkiksi vikailmoituksen käsittely voi tapahtua myös suoraan huollon toimesta.

(1) Käyttäjä kirjaa vikailmoituksen (voidaan määritellä; julkinen tai vaatii kirjautumisen)

(2) Ylläpito/käsittelijä ottaa vikailmoituksen vastaan ja arvioi sen sisällön

• Käsittelijä osoittaa vikailmoituksesta syntyvän tehtävän huollolle. Käsittelijä voi muuttaa vikailmoituksen sisältöä ja muotoa tarpeen mukaan.
• Huolto saa tiedon tehtävästä

(3) Huolto/huoltomies suorittaa vikailmoitukseen liittyvän työn ja kirjaa sen palveluun

•  Huoltotoimen kirjaaminen (tehtyjen toimenpiteiden sisältö, ajankohta, tekijä). 

(4) Ylläpito/käsittelijä sekä huolto voi seurata ja hyväksyä tehtäväkohtaisia töitä. Kaikki kirjatut huoltotoimet tallentuvat järjestelmään.

Huoltotoimintojen suorittaminen kiinteistössä

Buildinkin käyttäjät näkevät kiinteistöt ja niihin liittyvät resurssit omasta käyttöliittymästään.   Käyttäjä voi siirtyä haluttuun kiinteistöön ja valita tehtävän johon hän on suorittamassa toimenpiteitä, tai jonka tilanneesta hän haluaa lisätietoja.

Kuva. Valintanäkymä kiinteistöistä.

Käyttäjä kirjautuu palveluun, siirtyy hallintapaneeli-näkymään ja valitsee halutun kiinteistön. Kaikki kiinteistön resurssit näkyvät listana kiinteistön omalla näytöllä. 

Kuva. Tehtävien valinta.

Käyttäjä valitsee tehtävän, suorittaa tehtävään liittyvän työn sekä kirjaa tehdyt toimenpiteet. Tarvittaessa tehtäviin/töihin voidaan liittää dokumentteja tai vaikkapa valokuvia. 

Kuva. Vikailmoituksen mobiilikoodi.

Toiminnan helpottamiseksi kiinteistössä olevassa laitteessa on mobiilikoodi, joka ohjaa käyttäjän suoraan vikailmoituslomakkeelle.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)