Kiinteistöjen tiedonhallinnan trendejä

Kiinteistöjen tiedonhallinta on voimakkaassa muutostilassa. Erityisesti mobiiliteknologioiden nopea kehitys asettaa paineita toimintojen tehostamiselle ja viestinnän kehittämiselle.

Tietotekniikkaa ja internet tekniikoita on hyödynnetty kiinteistöjen tiedonhallinnassa reilut pari vuosikymmentä. Erityisesti tietokoneella käytettävät tiedonhallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmät ovat varsin laaja-alaisessa käytössä mutta mobiilimaailma tekee vasta tuloaan.  Jos kiinteistöalan ratkaisuja verrataan esim. kuluttajille suunnattuhin verkkopalveluin voidaan helposti todeta, että kiinteistöjen tiedonhallinta elää vielä varsin askeettisessa ja neitseellisessä maailmassa.

Tässä blogikirjoituksessa on esitelty joitakin kiinteistöalan palveluihin läheisesti liittyviä ajankohtaisia kysymyksiä.

Käyttäjälähtöisyys ja käytön helppous

Käyttäjät tottuvat toimiviin, laadukkaisiin verkkopalveluihin ja tulevat jatkossa myös vaatimaan niitä.

Modernien verkkopalveluiden tulee olla käyttäjäystävällisiä, helppokäyttöisiä, helposti ymmärrettäviä sekä niiden tulee tukea liikkuvan mobiilikäyttäjän tarpeita. Käytännössä modernit palvelut tulee  rakentaa siten, että ne ovat käytettävissä eri päätelaitteilla (käyttäjien mobiililaitteet). Käyttöliittymän tulee olla selkeä ja kaikkiin tarjottaviin palveluihin ja tietoresursseihin tulee olla helppo pääsy.

Esimerkiksi mobiilikoodeilla käyttäjille voidaan tarjota suoraan pääsy haluttuun tietoresurssiin tai palveluun. Mobiilikoodiin liitettävällä lisäohjeella voidaan osoittaa palvelun käyttötarkoitus.  Mobiilikoodi varmistaa sen, että käyttäjä ohjautuu varmasti halutuun palveluun parantaen toiminnan laatua ja vähentäen virhemahdollisuuksia.

Kiinteistöalalla loppukäyttäjille kuten asukkaille ja asiakkaille oleva palvelutarjonta on ollut varsin niukkaa. Taloyhtiöille tarjottavat staattiset verkkosivut ovat jonkinlainen vakioratkaisu. Lisäksi esimerkiksi isännöintiyrityksillä on ollut myös taloyhtiölle suunnattuja palveluita (todistusten tilaaminen, muuttoilmoituslomake jne.).

Uudet verkkopalvelut ovat mobiilipohjaisia ja vuorovaikutteisia täsmäratkaisuja erilaisiin tietotarpeisiin. Palveluiden tulisi toimia kaikissa yleisimmissä käyttöjärjestelmissä (Apple OsX, Android, Windows), sillä käyttäjien laitekanta vaihtelee - lisäksi johonkin yksittäiseen käyttöjärjestelmään sitoutuminen aiheuttaa monenlaisia ongelmia. Olisi tavoittelemisen arvoista, että palvelut toimisivat suoraan käyttäjän selaimessa eivätkä aiheuta mitään erityistoimenpiteitä kuten lisukkeiden asentamista.

Erilaisten asiakaskohtaisten mobiiliohjelmien (Apps) asentaminen käyttäjien päätelaitteisiin on ongelmallista koska se teettää ylimääräistä työtä - lisäksi käyttäjien päätelaitteet ovat täynnä erilaisia ohjelmistoja hyötykäytöstä vapaa-ajan palveluihin. Erillisten mobiiliapplikaatioiden asennuskynnys on osoittautunut varsin korkeaksi. Parhain ratkaisu lienee se, että palvelut toimivat suoraan selainohjelmistossa. 

Integraatiot ja liittymät toisiin palveluihin

Kiinteistöjärjestelmät tulevat integroitumaan saumattomasti erilaisiin verkkopalveluihin. Paine päälekkäisten tietojärjestelmien karsimiseen on suuri.   

Monilla kiinteistöalan toimijoilla (isännöinti, huolto- ja ylläpito, teollisuus) on useita erillisiä tietojärjestelmiä, jotka toimivat omissa "suljetuissa" ympäristöissään.

Voidaan perustellusti sanoa, että kiinteistöalan toimijoiden keskuudessa rajapintoihin ja tietointegraatioihin liittyviä teknologioita ja mahdollisuuksia tunnetaan heikosti.

Monet järjestelmätoimittajat kertovat että heillä on hyvät ja avoimet rajapintaratkaisut - kuitenkin järjestelmien avoimmuus on kyseenalainen eivätkä käyttäjät saa riittävää dokumentaatiota mitä ne ovat tai miten ja millaisiin järjestelmiin ne integroituvat.

Modernit rajapinnat (esim. RESTful API) ovat dokumentoituja sisältäen tiedot siitä mitä tietoresursseja ja palveluita rajapinnan kautta on saatavissa. Toiset järjestelmät voivat hyödyntää niitä erityisten autentikaatioavaimien avulla. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu tietoturvallisesti erityisten salausprotokollien avulla.

Hyvä esimerkki toimivasta integraatiosta on ratkaisu, jossa karttapalveluna hyödynnetään Google Maps palvelua ja dokumenttien varastointiratkaisuna Amazonin S3 palvelua. Modernit rajapinnat perustuvat RESTful API ratkaisuille.

Yksinkertainen, moneen käyttöön soveltuvaa "integrointia" voidaan tehdä myös URL-osoitteilla. Uniikilla URL-osoitteella käyttäjä voi päästä suoraan haluttuun tietoresurssiin.  Jos verkkopalvelussa olevaan konkreettiseen kohteeseen ei pääse suoraan URL-osoitteella järjestelmään linkkautuminen muualta ei ole mahdollista. Käyttöoikeuksilla ei useinkaan ole merkitystä tähän asiaan, sillä käyttäjä voi kirjautua ja sen jälkeen ohjautua haluttuun palveluun tai mikäli hän on kirjautuneena näin tapahtuu joka tapauksessa.

Monipuolisuus ja soveltuvuus eri käyttötarkoituksiin

Hyvin suunniteltu palvelukokonaisuus mahdollistaa sen, että sitä voidaan hyödyntää moniin eri käyttötarkoituksiin.

Tiedetään, että kiinteistöjen tiedonhallinnassa ja toiminnanohjauksessa on olemassa tiettyjä universaaleja käyttöalueita, jotka ovat tyypillisiä alan toimijoille. Jos yritys lähtee hakemaan tai kehittämään "täydellistä" ratkaisua tulee suunnitelmat ja tavoitteet olla erityisen selkeitä.  Erilaiset "erityistarpeet" ja räätälöidyt ratkaisut aiheuttavat monenlaisia riskejä ja johtavat helposti ongelmiin.

Palvelut eivät aina toimi käytännössä niin kuin on suunniteltu. Toimivat järjestelmät ovat yksinkertaisia ja helppokäyttöisiä.  Keep it simple!

Palveluiden kehittämisessä tulisi kiinnittää huomiota niiden yleiskäyttöisyyteen ja selkeisiin yhdenmukaisiin toimintamalleihin. Eri käyttäjät näkevät palvelut eri tavoin mutta niiden toiminnallisuus voi olla samanlainen. Teknisesti samaan tietoon ja resurssiin voidaan liittää yhtä hyvin yrityksen työntekijä kuin loppuasiakas.


Monipuolisuus ja soveltuvuus eri käyttötarkoituksiin poistaa päälekkäisten tietojärjestelmien ja palveluiden tarvetta. Toisaalta täytyy muistaa, että monipuolisuus edellyttää usein enemmän toiminnallisuuksia, joka johtaa helposti laajojen monoliittisten järjestelmien kehittämiseen. Monipuolisuutta voidaan lisätä hyvällä rajapintasuunnittelulla ja olemassa olevien ns. "parhaiden ratkaisujen" liittämisellä osaksi palvelukokonaisuutta (hyvät integraatiorajapinnat).

Taloudellisuus ja kustannustehokkuus

Nopea teknologinen kehitys on johtanut siihen, että samalla rahalla saa enemmän ja parempaa laatua.  

Verkossa olevien palveluiden hyödyt voidaan todentaa suhteellisen nopeasti. Yrityksien tulisi perehtyä erilaisiin valmiisiin vaihtoehtoihin riittävän hyvin ennen kuin lähdetään tekemään kalliita investointeja. Yhä useammin myös olemassa olevien järjestelmien lisäarvot joudutaan kyseenalaistamaan.

Löytyykö tarjottavasta palvelusta riittävästi tietoa verkosta. Miten palvelun toiminta on kuvattu? miten ominaisuudet on esitelty? onko tiedotus avointa ja läpinäkyvää? miten käytettävyys ilmenee? mitä tietoja käytettävistä rajapinnoista on saatavilla? tarjoaako yritys koekäyttömahdollisuutta?  

Pohdinnan ja miettimisen sijaan intensiivinen perehtyminen olemassa oleviin ratkaisuihin paitsi lisää ymmärrystä ongelma-alueesta ja uusien teknologioiden tuomista mahdollisuuksista niin tuottaa myös valtavia säästöjä työmäärissä ja kustannuksissa.

Taloudellisesti kannattamattomia katastrofeja syntyy helposti esimerkiksi silloin, kun vanhoihin sementoituneihin järjestelmiin aletaan rakentamaan päälle jotakin uutta (ns. purukumiliitos).

Kenenkään ei pitäisi koskaan hankkia palvelua, jonka sisältö, tarkoitus, mahdollisuudet, rajoitteet tai toimintaperiaatteet ovat epäselviä (ns. sika säkissä). Räätälöityjen ohjelmistoprojektien lopputulos on usein erilainen kuin on ajateltu.

Ikäviä asioita tapahtuu usein silloin kun toiminta eskalloituu huonoihin ratkaisuihin. Yrityksen täytyy pystyä tekemään myös radikaaleja muutoksia mikäli palveluratkaisut ovat huonoja. Se, että järjestelmäkehitykseen on käytetty paljon rahaa ja resursseja ei saa olla perusteena kehittää tulevaisuuden toimintaa. 

On yleisesti tiedossa, että tietojärjestelmiin tehtävät räätälöintityöt ovat erittäin työläitä, kalliita ja sisältävät monenlaisia riskejä. Täytyy muistaa, että asiakaskohtaiset, räätälöidyt järjestelmät edellyttävät aina erityistä huolenpitoa ja saattavat aiheuttaa vaikeasti ennakoitavia kustannuksia ja rajoitteita (päivitykset, ylläpito).

Käyttöönotto ja hyödyntäminen

Yhä useammin verkkopalvelut hankitaan/ostetaan suoraan verkosta - näin tulee tapahtumaan myös kiinteistöalan palveluiden osalta.

Palveluiden tulee olla sellaisia, että käyttäjä ymmärtää välittömästi mitä tarkoitusta varten palvelu on olemassa ja miten sitä käytetään.

Kiinteistöjen tiedonhallintaan kytkeytyy useita eri sidosryhmiä mikä asettaa erityishaasteita palveluiden hyödyntämiselle sekä toiminnan tehokkaalle organisoimiselle. Tämä saattaa osaltaan rajoittaa sitä, että palvelut hankitaan suoraan verkosta ilman käyttöönottoon, toimintamalleihin ja organisointiin liittyvää tukea.

Monesti teknisen järjestelmän käyttöönotto aiheuttaa suurempia kustannuksia kuin itse palvelu. Näin tapahtuu erityisesti silloin kun järjestelmä on monimutkainen, prosessit ovat jäsentymättömiä, organisointi on huonosti toteutettu ja/tai käyttöönotto sisältää useita työvaiheita.

Järjestelmien tulee olla käyttäjälähtöisiä ja käyttöönottoprosessin tulee olla nopea. Monia päiviä kestävät koulutustilaisuudet ovat historiaa - ainakin yksinkertaisempien peruspalveluiden osalta.  Kaikki perehdytys-, koulutus- ja ohjeistusmateriaalit tulee olla saatavissa verkosta. Ei ole perusteltua, että käyttäjä kuljettaa mukanaan ohjevihkoja tai pahimmassa tapauksessa raskaita mappeja.

Pilvipalvelut 

Kiinteistöalan palvelut siirtyvät yhä enenevässä määrin pilveen. 

Pilvipalveluiden yleistyminen tarjoaa paitsi kustannussäästöjä niin myös skaalaetuja sekä käytettävyyden osalta turvallisuutta.  Suuret yritykset kuten Microsoft, Google, Amazon jne. ovat tuottaneet/siirtäneet palveluitaan pilvialustoille.  Innovatiivisimmat yritykset ovat siirtäneet lähestulkoon kaiken toimintansa pilveen (virtuaaliorganisaatiot). Perinteinen "omat koneet, omat laitteet, omat ohjelmistot"-malli ei ole kilpailullisesti kestävä yrityksille, joilla ei ole kyseistä  ydinosaamista.

Pilvipalvelut tarjoavat laaja-alaisia ratkaisuja useille eri sovellusalueille. Ne soveltuvat kaiken kokoisille organisaatioille ja usein skaalatuvat paitsi käytön niin myös hinnoittelun osalta. Monet pienet ja suuret, yksityiset ja julkiset yritykset hyödyntävät pilvipalveluita jokapäiväisessä toiminnassaan.

On tärkeätä huomioida myös se, että monissa pilvipalveluissa on yleiskäyttöiset ja laadukkaat rajapinnat mikä mahdollistaa niiden joustavan integroinnin eri tietojärjestelmiin.

Pilvipalveluita kritisoidaan usein tietoturvallisuuskysymyksillä. Pilvipalveluihin ei välttämättä kannata (eikä usein ole tarvettakaan) tallentaa kaikkein salaisimpia yrityksen dokumentteja ja tässä suhteessa on syytä käyttää tervettä järkeä.

Haasteisiin vastaamista ja muuntumista?

Kiinteistöala muuttuu ja se muuttuu nopeasti. Kilpailu kovenee ja globalisoituu.

Tehokkaalla tiedonhallinnalla ja informaatiopalveluiden hyödyntämisellä voi vahvistaa yrityksen asemaa markkinoilla. Innovatiivisimmat yritykset pystyvät tuottamaan uusia lisäarvopalveluita, tarjoamaan samalla rahalla enemmän, parempaa laatua ja asiakaspalvelua.  Automaation myötä osaamisen merkitys tulee kasvamaan ja ne jotka eivät pysty uudistumaan ovat vaarassa karsiutua alan markkinoilta. Näin vain tulee käymään.

Tuomo Paakkanen, CEO (Buildlink Oy)